Mes 5 meilleures méthodes de gestion du temps

Qui n’a pas encore été confronté à des difficultés à « réussir à tout faire » 😉 ?

Souvent, tout faire signifie combiner une vie de famille, en couple ou pas, avec enfants ou pas, et une vie professionnelle, qui elle aussi est parfois composée de différentes parties, surtout quand on est entrepreneur… et parfois en plus carrément « slasheur ».

Pour éviter le burn-out, et pour simplement se sentir mieux et plus organisée, voici donc mon top 5 des méthodes de gestion du temps efficaces découvertes principalement au fil de mes lectures et largement utilisées depuis !  

1. La matrice d’Eisenhower et ses quadrants

Stephen Covey la décrit dans son livre culte « Les 7 habitudes ce ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent »).

Comment l’utiliser

Pour décider de l’Importance, il s’agit de se baser sur l’impact de la tâche sur notre projet, ici démarrer et réussir notre business.

Pour décider de l’Urgence, il s’agit de réfléchir à l’échéance de la tâche en elle-même. Ainsi, déclarer ses revenus à l’URSSAF a une échéance claire et connue à l’avance 😉

Quadrant 1 : Important et Urgent

Ces tâches ont donc des conséquences directes et immédiates sur votre projet, elles requièrent donc votre attention immédiate ! Ce pourrait être par exemple un conflit ou un problème à résoudre urgemment, et des appels et emails qui vont faire avancer votre projet.

Quadrant 2 : Important et pas Urgent

Elles sont donc importantes à plus long terme. Il peut s’agir par exemple de la veille stratégique que vous faites, elle est importante mais ne va pas directement impacter votre futur immédiat. Il s’agit donc de planifier ces tâches sur votre agenda (avant qu’elles ne deviennent urgentes !)

Quadrant 3 : pas Important mais Urgent

Ici, il s’agit davantage de tâches probablement importantes pour d’autres mais pas pour vous, des demandes d’autres personnes. Si vous pouvez les déléguer, c’est le mieux. Si vous n’avez encore personne à qui déléguer, il vous reste à déterminer si vous devez les faire ou si vous pouvez ne pas les faire…

Quadrant 4 : pas Important et pas Urgent

Celles-ci sont donc à abandonner afin de vous concentrer sur le 1er quadrant. Il peut s’agir de distractions comme parcourir les réseaux sociaux sans but, de ruminations, de mauvaises habitudes…

Vous pouvez donc maintenant utiliser le tableau de la page suivante pour lister les actions qui vous viennent à l’esprit afin de prendre le reflexe de considérer, pour chaque action, son importance et son degré d’urgence.

A terme, vous prendrez le reflexe de vous concentrer sur le 1er et sur le 2ème quadrant…

2. Commencez par la tâche la plus importante !

Il est courant que l’on se dise, « oh je vais d’abord me débarrasser des petites choses, puis j’attaquerai les plus grandes ». Ce n’est pas toujours la meilleure stratégie, car il arrive souvent que les soi-disant petites choses nous prennent beaucoup plus de temps que prévu et que finalement nous n’ayons pas le temps pour les autres, qui sont généralement les plus importantes.

Dans leur livre « The 1 thing: Passez à l’essentiel », Gary Keller et Jay Papasan nous expliquent que nous devons choisir LA chose qui va faire avancer notre projet, notre business, LA chose que nous devons faire, et la faire en priorité

Dans son livre « Eat that frog » (« Avalez le crapaud » en français), Brian Tracy nous explique la même chose, c’est-à-dire de commencer par la tâche qui nous fait le plus peur et que nous résistons (probablement la même !).

Enfin, pour finir de vous convaincre, le principe de Pareto (autrement appelé la loi des 80/20) dit que 80% des résultats sont générés par 20% des efforts. Ca vaut le coup de commencer par les 20%, vous ne trouvez pas ?

3. « Si ça prend moins de 2 minutes, fais le maintenant »

Je sais, ca paraît contradictoire avec les conseils précédents… mais dans son livre « Getting Things Done », David Allen suggère de se débarrasser de tout ce qui dure moins de 2 minutes (généralement, cela signifie un email très court, accepter une invitation, répondre à un SMS). Cela vide notre boite email (et notre esprit) et nous permet de nous concentrer sur la suite !

4. La méthode Pomodoro

Avez-vous entendu parler de la méthode Pomodoro (« tomate » en italien) ? Elle consiste à utiliser un chronomètre (autrefois un minuteur de cuisine, d’où son nom) et de le régler sur 25 minutes. Nous allons, pendant ces 25 minutes, nous concentrer sur UNE seule tâche, et au bout de ce temps, prendre 5 minutes de pause avant de recommencer avec la tâche suivante (ou continuer la même si elle n’est pas encore finie). Et au bout de 4 blocs de 25 minutes, nous pouvons allouer 15 minutes à une plus grande pause.

Mais attention, il s’agit de se concentrer sur une seule tâche…

5. Par pitié, arrêtez le multitâches

Des études ont prouvé que nous éparpiller nous rend beaucoup moins efficace. Ainsi, si vous entendez le ping du votre boite mail et allez regarder quel est cet email qui vient d’arriver, vous allez avoir besoin de beaucoup de temps pour vous re-concentrer sur la tâche qui vous occupait. Il vaut mieux prévoir des moments dans la journée (2 à 3 fois par jour maximum) que vous réservez à la gestion de vos emails par exemple.

Pendant les 25 minutes, éliminez les distractions en mettant votre téléphone sur Ne pas déranger, et en fermant votre messagerie, vous serez beaucoup plus efficace !